Ποια είναι τα οφέλη ενός Paperless Εργασίας

; Οι άνθρωποι άρχισαν να μιλήσετε πρώτα για το γραφείο χωρίς χαρτί στη δεκαετία του '70 . Μέχρι πρόσφατα , ήταν μόνο ένα όνειρο να πιστεύουμε ότι μπορείτε να εκτελέσετε μια επιχείρηση χωρίς τα έγγραφα σε χαρτί . Σήμερα , είναι μια πραγματικότητα , χάρη στα φθηνά αποθήκευση δεδομένων και ταχύτερη δυνατότητες δικτύωσης . Ένα γραφείο χωρίς χαρτί αναφέρεται στη χρήση ηλεκτρονικών υπολογιστών για την αποθήκευση εγγράφων , και όταν εφαρμόζεται σωστά, η διαδικασία έχει πολλά οφέλη . Η πρόσβαση σε έγγραφα οπουδήποτε
Η

Με χαρτί σε μια αρχειοθήκη , ένα πρόσωπο πρέπει να είναι στο γραφείο για να αποκτήσετε πρόσβαση στο έγγραφο , ή θα πρέπει να λάβει το αρχείο με αυτόν . Ένα γραφείο χωρίς χαρτί επιτρέπει στους εργαζόμενους να έχουν πρόσβαση σε έγγραφα από οπουδήποτε η οποία διαθέτει σύνδεση υπολογιστή, συμπεριλαμβανομένου ενός έξυπνο τηλέφωνο . Αυτό επιτρέπει στους εργαζόμενους να είναι πιο αποτελεσματική , όταν εργάζονται σε απομακρυσμένες περιοχές . Ειδήσεις Έγγραφα Μπορεί να βρίσκεται εύκολα
Η

μέρος της δημιουργίας ενός γραφείου χωρίς χαρτιά είναι να καθορίσει πώς θα είναι τα αρχεία το όνομά του . Στη συνέχεια , μπορείτε εύκολα να εντοπίσει ένα αρχείο με όνομα αρχείου . Αν δεν γνωρίζετε το όνομα του αρχείου , μπορείτε να εκτελέσετε μια αναζήτηση για συγκεκριμένες λέξεις-κλειδιά στο έγγραφο και να εντοπίσετε αυτόν τον τρόπο . Σε μια επιχείρηση που ασχολείται με τους αριθμούς λογαριασμού ή εκδοχείς τους αριθμούς καταδίωξης σε έγγραφα , τα έγγραφα μπορούν να αναζητηθούν και να ανακτηθούν εύκολα από αυτούς τους αριθμούς . Ένα έγγραφο μπορεί να αναφέρεται από ένα όνομα ή μια πόλη της κατοικίας , χωρίς να έχουν διαφορετικά αρχεία για κάθε κατηγορία .

Η ασφαλέστερα και πιο ασφαλή έγγραφα
Η

Σημαντικά έγγραφα ένα ντουλάπι αρχειοθέτησης θα μπορούσε να χαθεί για πάντα στη φωτιά ή κάποια άλλη καταστροφή . Paperless έγγραφα που αποθηκεύονται με ηλεκτρονικά μέσα μπορεί εύκολα να υποστηρίζεται . Η δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας μπορεί να είναι οφσάιτ και μακριά από το γραφείο σας . Με την υποστήριξη των εγγράφων , μπορείτε να οργανωθεί και να λειτουργήσει εκ νέου γρήγορα . Καταστροφή των εγγράφων σε χαρτί θα μπορούσε να σημάνει την καταστροφή της επιχείρησης και η πηγή του εισοδήματός σας . Με σωστά μέτρα ασφαλείας , είναι πιο δύσκολο για κάποιον να σπάσει σε ηλεκτρονικά αρχεία και να κλέψουν τους από το να σπάσει σε ένα γραφείο και να κλέψουν εμπιστευτικές πληροφορίες πελάτη ή πελάτη .
Εικόνων Εκτιμήσεις
Η

Χρησιμοποιήστε τουλάχιστον δύο αντίγραφα ασφαλείας των εγγράφων σας , με ένα οφσάιτ . Χρησιμοποιήστε το επαγγελματικό λογισμικό που για ένα γραφείο χωρίς χαρτί για να δημιουργήσετε τα έγγραφά σας . Ρίξτε μια διεργασία για να αρχειοθετήσετε τα μεγαλύτερα ηλεκτρονικά έγγραφα και το όνομα τους σε ένα αναγνωρίσιμο τρόπο , ίσως ενσωματώνοντας την ημερομηνία δημιουργίας , ως μέρος του ονόματος . Πάντα κρυπτογράφηση ευαίσθητων δεδομένων για να το προστατεύσει . Ωστόσο , διατηρούν αντίγραφα σε χαρτί των επαγγελματικών αδειών και ορισμένα υπογεγραμμένα έγγραφα .
Η
εικόνων