Πώς να προσθέσετε ένα αρχείο σε ένα υπουργικό συμβούλιο αρχείο

Ένα αποτελεσματικό σύστημα αρχειοθέτησης κάνει ένα γραφείο φαίνεται οργανωμένο και αποτελεσματικό . Οι έμπειροι χρήστες μπορούν να θεωρήσουν τη διαδικασία κατάθεσης απλή , αλλά η λειτουργία μπορεί να προκαλέσει σύγχυση σε όσους δεν είναι εξοικειωμένοι με αυτό . Συστήματα αρχειοθέτησης κυμαίνονται από το απλό στο σύνθετο , και τα γραφεία , επιλέξτε μια μέθοδο κατάθεσης που είναι καλύτερο για την συγκεκριμένη επιχειρηματική δραστηριότητα τους . Καθορισμός του συστήματος αρχειοθέτησης σε χρήση είναι το πρώτο βήμα προς την εκμάθηση πώς να καταθέσει φάκελο . Οδηγίες
Η 1

Εξετάστε τις κατηγορίες στο υπουργικό συμβούλιο για να καθορίσει τη σειρά κατάθεσης που χρησιμοποιείται . Κοινά συστήματα αρχειοθέτησης είναι αλφαβητική , αριθμητική και χρονολογική . Τα αρχεία θα μπορούσαν επίσης να κανονιστεί από το θέμα ή τη γεωγραφία . 2

Συγκρίνετε την ετικέτα στο φάκελο με τις ετικέτες πάνω στα συρτάρια του υπουργικού συμβουλίου για να προσδιοριστεί ο τόπος όπου το αρχείο σας θα πρέπει να είναι . Για παράδειγμα , σε ένα αλφαβητικό σύστημα αρχειοθέτησης , ένα συρτάρι μπορούν να φέρουν επισήμανση για τους φακέλους με τίτλους που αρχίζουν με ένα γράμμα στην ομάδα " Α έως G. " Σε ένα αριθμητικό σύστημα αρχειοθέτησης , θα μπορούσε να επισημανθεί για τους φακέλους στην ομάδα " 00001 - 00030 . "
Εικόνων 3

Ανοίξτε το κατάλληλο συρτάρι και να κοιτάξετε μέσα από τις ετικέτες για να καθορίσει την καλύτερη θέση για την φάκελο . Εάν ο φάκελος με την ένδειξη " G - 00035 ", τότε θα πρέπει να είναι μεταξύ των φακέλων " G - 00034 " και " G - 00036 . "
Η

4 Τοποθετήστε το φάκελο . Θα πρέπει να ευθυγραμμιστεί με τους άλλους φακέλους και προς την ίδια κατεύθυνση , ώστε η ετικέτα είναι ορατή .
Η
εικόνων