πλεονεκτήματα & Μειονεκτήματα της κατάθεσης Χρονολογική

Χρονολογική κατάθεση είναι μια μέθοδος κατάθεσης εγγράφων που σας επιτρέπει να διατηρήσει όλα τα έγγραφα που σχετίζονται με μια συγκεκριμένη συναλλαγή ή επιχειρηματική σχέση . Η σημαντικότερη από τα οφέλη του είναι ότι χρονολογική κατάθεσης είναι πλήρης τήρηση αρχείων . Είναι σε θέση να πει μια ιστορία για τη συναλλαγή ή σχέση με ένα πρόσωπο που δεν είναι εξοικειωμένοι με τα γεγονότα . Ωστόσο , χρονολογική κατάθεση έχει τα μειονεκτήματά της και η μέθοδος αδελφή κατάθεση του μπορεί να προσφέρει ένα καλύτερο σύστημα , ανάλογα με τα έγγραφα που διατηρούνται . Ορισμός
Η

Χρονολογική κατάθεση νοείται οργάνωση των εγγράφων , αποδείξεις και άλλα αρχεία χρησιμοποιώντας την ημερομηνία του εγγράφου ή από την ημερομηνία το αρχείο δημιουργήθηκε ή τροποποιήθηκε. Το παλαιότερο έγγραφο έχει τοποθετηθεί στην αρχή του αρχείου με τα υπόλοιπα έγγραφα που τοποθετούνται σε ένα παρόμοιο τρόπο , σύμφωνα με την ημερομηνία και το μήνα ( π.χ. , 1 , στις 15 Αυγούστου 30 Σεπτεμβρίου Αυγούστου) .
Εικόνων Pros
Η

Χρονολογική κατάθεση είναι μια εξαιρετική μέθοδος για μεγάλες αγορές και σημαντικές επιχειρηματικές σχέσεις . Όλα τα σχετικά έγγραφα φυλάσσονται από την ημερομηνία αγοράς ή κατά την έναρξη της σχέσης με την τρέχουσα ημέρα, η οποία σας επιτρέπει να εξηγήσω ακριβώς πώς συνέβησαν τα γεγονότα και ποια άτομα ή φορείς που έχουν συμμετάσχει . Η πληρότητα της χρονολογικής κατάθεσης μπορεί να είναι ιδιαίτερα χρήσιμη για την άσκηση της προσφυγής . Χρονολογική κατάθεση σας επιτρέπει επίσης να έχουν πρόσβαση γρήγορα τα συγκεκριμένα έγγραφα που χρειάζεστε , χωρίς να ψάχνουν μέσα από το σύνολο του φακέλου , ώστε εφ 'όσον ξέρετε το χρονικό πλαίσιο εντός του οποίου τα έγγραφα που δημιουργήθηκαν ή τροποποιήθηκαν .

Η Μειονεκτήματα

Χρονολογική κατάθεση μπορεί να οδηγήσει σε μεγάλα αρχεία που καταλαμβάνουν ένα τεράστιο ποσό του χώρου . Επίσης , χρονολογικά αρχεία μπορεί να περιέχουν ασήμαντα έγγραφα , όπως επιστολές φόρμας και τη ρουτίνα αλληλογραφία , που δεν χρειάζεται να κατατεθεί . Δεδομένου ότι όλα τα έγγραφα σχετικά με ένα θέμα κράτησε μπορεί να είναι δύσκολο να τραβήξει εύκολα ένα συγκεκριμένο έγγραφο που χρειάζεστε , αν δεν γνωρίζετε την ημερομηνία που δημιουργήθηκαν ή τροποποιήθηκαν . Ένας τρόπος για να μετριαστεί αυτό το μειονέκτημα είναι να διατηρηθεί ένα ευρετήριο όλων των εγγράφων του φακέλου με μία στήλη με την ημερομηνία του εγγράφου και μια δεύτερη στήλη περιγράφει το έγγραφο έτσι ώστε να μπορείτε εύκολα να εντοπίσετε ένα συγκεκριμένο έγγραφο . Ο δείκτης θα πρέπει να ενημερώνεται κάθε φορά που ένα νέο έγγραφο προστίθεται στο αρχείο .
Εικόνων αντίστροφη χρονολογική σειρά κατάθεσης
Η

Ένα άλλο σχετικό , αλλά διαφορετική μέθοδο κατάθεσης , είναι αντίστροφη χρονολογική κατάθεσης . Χρησιμοποιώντας αυτή τη μέθοδο , το νεότερο έγγραφο τοποθετείται στην αρχή του αρχείου με όλα τα έγγραφα που κατατέθηκε με παρόμοιο τρόπο (π.χ. , Ιούνιος 1 , 1η Μαΐου, 1η Απριλίου) . Είτε να χρησιμοποιήσει τη χρονολογική ή αντίστροφη χρονολογική μέθοδος είναι μια προσωπική προτίμηση , αλλά πολλοί άνθρωποι προτιμούν την τελευταία για την υποβολή στοιχείων , όπως οι πληρωμένες πιστωτική κάρτα ή λογαριασμούς κοινής ωφελείας , διότι τα μεγαλύτερα τιμολόγια επιβεβαίωση πληρωμής μπορεί σπάνια να χρειάζεται πρόσβαση .
Η
εικόνων